Une diversité de sujets à aborder
Votre projet d’Equipe de soins spécialisés (E.S.S.) est ficelé et validé. Voyons maintenant les modalités pratiques pour son déploiement opérationnel et son organisation au quotidien.
L’E.S.S. a pour vocation d'être une organisation agile, souple de coordination à la main des professionnels eux-mêmes. Cependant, sa mise en œuvre opérationnelle nécessite des compétences spécifiques (juridique, organisationnelle, managériale, sociale, comptable,…) qui ne sont pas forcément de votre cœur de métier. La nécessité de faire appel à un tiers ou un coordinateur d’E.S.S. doit s’arbitrer en fonction de l’expérience des membres de l’équipe et de leur disponibilité.
Pour ne rien oublier, nous vous conseillons d’établir une feuille de route que vous pourrez aisément partager entre membres fondateurs de l’E.S.S. Elle vous permettra également d’agir en toute sérénité !
Les sujets à traiter (liste non exhaustive)
N’oubliez pas votre mise en conformité R.G.P.D. !
En effet, cette obligation concerne tous les organismes, publics comme privés et quelle que soit leur taille, dès lors qu’ils traitent des données personnelles. L’E.S.S., dans le cadre de son activité, est amenée à gérer des données personnelles, et en particulier des données de santé, considérées comme sensibles. Notamment :
Concernant les patients (données d’identification, données de santé nécessaires à leur prise en charge, données du parcours de soins…)
Concernant les professionnels adhérents (données d’identification, données bancaires…)
Concernant ses salariés (données d’identification et de parcours professionnel, données sociales, paies…)
A ce titre, elle est responsable du traitement des données : elle est chargée de définir les finalités et les moyens du traitement et est responsable des risques engendrés par le traitement, avec ses sous-traitants (exemple : les éditeurs de logiciels). Au sein de l’E.S.S., cette responsabilité incombe au représentant légal, à savoir le Président de l’association.
Ressources humaines
Selon la taille de votre E.S.S., sa création mobilise des ressources humaines supports à son bon fonctionnement. (ex : Coordinateur ESS, casemanager, IDE,..) Recruter ces personnes est un acte majeur pour la réussite de son déploiement et sa reconnaissance sur le territoire. Un recrutement réussi passe par plusieurs étapes, de l'élaboration de la fiche de poste à l'intégration du nouveau salarié au sein de l'entreprise, en passant par la sélection des candidats et l'entretien d'embauche. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous référer à notre mémento « conseils pour recruter ». De même, parce qu’il n’est pas toujours évident de connaître les obligations que la loi vous impose en tant qu’employeur, voici une petite synthèse des points à ne pas oublier :
Evaluations et développement professionnel continu
Communication
La communication est un élément crucial pour faire de l’E.S.S. une organisation connue et reconnue sur son territoire. Elle doit être présente à chaque étape de votre projet que ce soit pour :
Faire connaitre votre démarche et mobiliser les professionnels de santé intéressés pour y participer
Donner de la lisibilité à votre E.S.S. auprès des acteurs du territoire et les encourager à vous adresser leurs patients
Sensibiliser les patients sur les nouvelles modalités de prise en charge
Communiquer sur les résultats obtenus, gage de pérennité financière !
Des communications spécifiques, ciblées, envoyées au bon moment, avec une bonne fréquence et à travers le bon média permettront de répondre à ces différents objectifs. En premier lieu, développez un plan de communication en détaillant, dans un tableau, chacun des aspects suivants :
La population cible
L’objectif de communication
L’activité de communication
Le contenu / Les messages clés
La date prévue d’envoi
Le « canal » utilisé (réunions, site internet, vidéos, webinaires, flyer, presse locale, …)
Soyez créatifs dans vos choix de médias de communication et tentez de surprendre vos interlocuteurs. Mettez-vous à leur place et essayez de trouver la meilleure façon de communiquer vos messages.
Illustrations d’outils de communication déjà développés
Qualité et dispositif d’évaluation
Pilotez le déploiement de votre E.S.S. et évaluez ses résultats. Pour ne pas être démunis lors de vos dialogues de gestion avec l’ARS / la CPAM et âprement négocier vos financements, il est primordial d’instaurer rapidement des indicateurs de pilotage et de suivi du développement de votre E.S.S. Ces derniers permettront :
D’entériner la montée en puissance progressive des missions de votre E.S.S. et de leur réalisation effective
De justifier de la bonne utilisation des ressources allouées (financement des moyens)
Mais d’aussi, d’évaluer l’impact positif de votre organisation au sein du territoire quant à l’amélioration de la prise en charge de la population et de l’accessibilité aux soins spécialisés
Il est important de définir vos indicateurs dès le stade de construction du projet de santé (à travers les fiches action) mais aussi lors de l’implémentation de votre système d’information (données disponibles et structurées en vue de leur extraction, tableau de bords automatiques)
Cas pratiques : exemples d’indicateurs utilisés
Vous l’avez compris, la méthodologie de conduite de projet est essentielle. A mesure que votre projet d’E.S.S. prend forme et se concrétise, il peut devenir de plus en plus difficile pour votre équipe de suivre et prioriser ses tâches. Notre retour d’expériences montrent que de l’idéation du projet d’E.S.S. à la prise en charge des premiers patients, il est nécessaire d’assurer une bonne coordination du projet. La multitude de sujets à aborder, les nombreux intervenants à mobiliser, couplés à un éloignement géographique des professionnels peuvent très vite rendre votre projet complexe, fastidieux et chronophage.
Pour rester concentré(e) sur l’essentiel, sécuriser le planning de votre projet et gagner en efficacité, n’hésitez pas à poser un cadre clair, de le formaliser et surtout de le partager avec votre « équipe projet ». Il est peut être pertinent également d’utiliser un outil de travail collaboratif (partage de fichiers, visioconférence, messagerie instantanée, …)
Envie d’en savoir plus pour déployer une E.S.S. sur votre territoire ?
Afin d’accompagner vos initiatives d’E.S.S., de leur donner rapidement une réalité, Ethicare a fait le choix de capitaliser sur ses expériences avec la production d’une boite à outils sur l’ensemble des dimensions à travailler : stratégie de santé, juridique et administrative, ressources humaines, communication... N’hésitez pas à nous contacter.
Lire le guide pour le recrutement des salariés de l'E.S.S.
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